공식 담당요원
선정 국제회의 개최 준비위원회 의장(회장). 부의장(부회장),
사무국장, 준비 위원회 위원 선정 등 회의 준비단을 구성하는
각 담당인물을 결정하여 회의 개최를 위한 다음의 기타.과정을
준비한다.
o 준비위원회 하부기구로서 각 분과위원회를
구성하여 개별업무 부여
o 분과위원회별 책임자 지명
o 기획 마감일 선정
o 사무국 요원 선출, 지명,
고용
o 재정 및 감사활동 통제
o 특별활동에
대한 자문 및 결정
o 모든 Prograrn 및 공식행사 확인
o 제반 서한문 통제
o 정책관련 제결정사항 인준
회의 명칭 및 주제
결정
o 회의 명칭 영문. 국문 또는 필요한 외국어로 공식명칭
결정
o 회의 주제 회의 목적을 쉽게 이해할 수 있는
제목으로 결정하여 기본적인 회의주제를 선택. 모든 활동을
회의주제에 관련시킨다.
개최지 선정
o 회의운영에 적합한
지역인가?(도심지 또는 휴양지)
o 예상 참가자수의
수용에 적절한 회의장이 있는가?
o 여행거리에 따른
참가자들의 반응여부
o 숙박시설이 충분하고 수준급인가?
o 회의실 수와 크기는 적절한가?
o 교통상의
문제점은 어떠한가?
o 적절한 여흥프로그램 준비가
가능한가?
o 관광측면에서 특수한 매력이 있는가?
o 기후 문제는?
행사일정. 선택
o 1년중 특수한 시기를
선정할 만한 이유가 있는가?
o 가장 적절한 시기는
언제인가?
o 관광 성수기와의 경합여부, 공휴일, 부활절,
크리스마스와 지역축제, sports 행사 등 현지사정 고려
o 기타 다른 회의와 개최시기 중복으로 인한 지장 여부
o 각종 행사 일정과 기상관계 고려
참가예상
인원 파악
o 국가별 참가예상 인원
o 행사별 참가예상 인원
o 예상되는 언어분포 및 공식 언어 결정
회의장 선정
o 개 . 폐회식, 각종회의,
사교행사, 전시회 등 용도별 개최장소 유무
o 컨벤션
호텔의 경우 필요한 제반서비스를 제공 받을 수 있는가?
o 대다수 객실을 이용 숙식할 경우 회의 실요금 할인이
가능한가?
o 회의장 위치가 참가자들의 자유시간을
이용하여 쇼핑 또는 관광을 할 수 있는 지역과 가까운가?
회의장 제반시설 점검
o
시청각 시설. 폐쇄회로 TV, 동시통역시설
o 적정 조명시설
및 냉온방장치
o 방에 기둥이 없을 것
o 천장높이와
연단높이 비례관계
o 출입문은 참가자, 전시물 등의
입장에 지장이 없는가?
o 음료수. 화장실. 세면실
o 별실유무(휴게소, 상담실 등)
o 식음료 제공
o 전시장, 회의장, 호텔간의 거리
o 전시장 면적은
전시물의 규모, 배치 등에 적당한가?
o 연회장의 규모,
임대료, 각종 설비물의 적합성 여부
숙박장소
선정
o 회의장과 가까운 곳, 교통편이 좋은 곳, 쇼핑. 오락,
관광 등이 용이한 곳
o 객실수는 충분한가?
o
서비스 및 숙박요금
o 객실 종류별, 최저에서 최고요금까지
명시
o 기타 부대시설 (수영장. 헬스클럽, 미용실 등)
사용시간, 요금명시
o 객실 위치 안내도면 설치
제반시설 및 서비스
o 에어컨, 전화, T.V.
o 목욕. 샤워시설
o 방음벽. 융단
o 옷장
및 충분한 휴식공간
o 룸 서비스
o 주차시설
등
수송계획
o 항공수송계획
o 회의 참가자들의 도착예정 파악, 이동계획 작성 및 출국일자
조사
o 지역별, 노선별 운송 수요 판단
o 관광계획에
따른 국내선 항공 수송계획
o 필요시 전세기 운행
진행
o 항공노선 시간표 제작
예약데스크
운영
o 차량운행
계획
o 회의일정, 숙소, 회의장, 관광코스, 기타 행선지별
수송인원 및 화물량 등 수요판단
o 계획별 차종 및
차량동원 기본 방안 수립
o 수송을 위한 표시물 제작
및 차량운행 안내책자 발간(안내판, 스티카, 화물표, 현수막
등)
o 교통 통제 계획 수립
준비위원회
구성
준비위원회 국제회의 개최를 위한 세부계획이 구체화되면.
본격적인 준비활동을 추진해 나아갈 준비위원회를 발족시키고.
세부 업무별 담당분과 위원회를 조직한다.정기적으로 국제회의를
개최하는 국제기구의 경우에는 기구 본부측의 준비위원회
(Organizing committee ) 와 그 회의를 유치한 국가내의
개최 준비위원회 (Host Committee) 가 준비업무를 분담하며
상호 협의조정관계를 유지한다. 즉, 본부측 준비위원회는
회의운영에 관한 준비로서 프로그램 편성, 참가자격 결정,
회의 진행시 절차, 주제, 연사 선정 및 회의내용과 활동
기록 등 회의운영에 관한 준비를 담당한다. 그리고 개최국
준비위원회에서는 회의개최를 위한 회의장 또는 전시장
확보, 제반설비, 관련요원(동시 통역사 등) 확보, 숙박업무,
수송, 각종 사교행사 및 관광 등을 맡는다. 각 준비위원회의
소요경비는 자체부담이나, 경우에 따라서 본부측 경비를
개최국에서 일괄부담하는 예도 있으므로. 상호협의 조정시
분명하게 결정해 두는 것이 좋다.
사무국 사무국의
업무를 시기별로 나누면, 회의 준비기간 중에는 국제기구
본부와 연결담당, 준비위원회 보좌 및 각 분과위원회의
준비업무를 조정하며, 회의기간 중에는 서무담당. 그리고
회의후에는 잔무정리 및 사후 처리를 한다.
*
사무국의 일반적 기능
o 회의준비 기본계획의 수립(사업
및 예산)
o 회계 및 행정절차의 수립
o 각 분과위원회와의
회의준비 추진협조 조정 및 행정사무지원
o 준비 및
진행사항에 대한 보고
o 소요물자의 종합조정 및 조달
o 회의준비용 사무장비, 비품, 집기, 사무용품의 확보
및 관리
o 각종 준비를 위한 실무진회의 개최 및 결과처리
업무
o 준비위원회 위원. 행사, 기타 동원 인원의
명단 확보
o 회의준비 추진일지 ? 각종 회의록의 기록유지
o 자문위원, 고용원, 사무국 유급요원에 대한 인사
급여 관리
o 국제기구 본부와의 연락업무 및 행정처리
분과위원회(Subcommittee) 국제기구 본부 및
준비위원회의 결정에 따라서 구체적인 회의의 준비 및 운영을
하는 것이 분과위원회의 일이다. 분과위원회와 같은 실제
업무담당 조직에 있어서 숙박, 회의장, 준비, 수송. 관광
등의 준비 및 진행시 전문업자를 참가시키는 방법이 편리하다.
각 분과위원회는 다음과 같은 업무를 분담하게 된다.
홍보
분과위원회
o 국내 및 해외에 대한 홍보선전
o 선전 간행물의
제작
o 기자회견의 준비
o 언론인 초청 및 기자실
관리
o 기타 홍보.선전에 관한 일체의 업무
재무
분과위원회
o 운영자금 조달 및 소요재원 확보
o 예산 집행계획
수립
o 운영자금 수납. 관리 및 제경비와 지출
o 물품의 조달계획 및 출납관리
o 결산보고서의 작성
o 기타 재무에 관한 일체의 업무
수송 분과위원회
대표 수송계획의 수립
국제, 국내수송 및 수송기관과의 연락, 수배
교통 통제소 및 항공예약데스크 설치운영
기타 수송에
관한 일체의 업무
숙박 분과위원회
사용 Hotel의 결정 및
객실 보호 / 숙박요금의 결정 / 각 호텔별 객실배정 및
조정관리 / 각 호텔과의 연락조정 / 상담실 운영 / 숙박데스크
설치운영 / 기타 숙박에 관한 일체의 업무
사교행사 분과위원회
각종
리셉션의 실시계획 및 주최자와의 연락조정 / 각종 리셉션의
초청장 작성 및 발송 / 리셉션 장소 확보 / 문화행사 및
스포츠행사 실시계획 및 연락조정 / 동반자행사 실시 /
리셉션데스크 설치운영 / 기타 사교행사에 관한 일체 업무
관광
분과위원회
회의 전후 관광종합계획 수립 / 관광데스크
설치운영 / 관광 선전물 및 제작물의 작성 / 관광지 환영행사
주선 / 기타 관광에 관한 일체의 업무
등록 분과위원회
마스터
카드의 작성 / 회의 참가자의 접수 / 참가자 리스트 작성
/ 등록데스크 설치운영 / 각종 준비물 제작 / 기타 등록에
관한 일체의 업무
의전 영접분과 위원회
출입국 편의제공 / 환영 및
안내 표지물의 제작과 부착 / 주요행사의 영접안내 / 기타
영접에 관한 일체의 업무
회의 및 회의장 분과위원회
o Program
편성, 강연내용 등에 관한 국제기구 분부와의 협의
o 초청인사 선정에 관한 국제기구 본부와의
협의 및 국내연사 선정
o 연설문.발표문등
접수 및 편집
o 회의진행 전문요원(사회자,
동시통역사, 속기사, 타자수 등)
o Program의
편집
o 개.폐회식 기획 진행
o
각종 회의장 확보
o 문서 처리소 설치운영
o 기타 회의 및 회의장에 관한 업무
시설
분과위원회
통신시설 확보 설치 / 기타 부속설비에 관한
사항
전시 분과위원회
전시관 설치운영
/ 전시품 통관 편의제공 / 기타 전시에 관한 일체의 업무(PCD)
/ 관계기관 행정협조
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